Du stehst vor dem Schulabschluss und fragst dich, welchen Beruf du anstreben sollst oder du bist bereits Rechtsanwalts- und Notarfachangestellter und denkst jetzt über eine Weiterbildung zum Office Manager nach? Dann bist du hier genau richtig. Wir haben mit dem Office Manager Thomas Selgert ein Interview über seinen Beruf geführt.
Warum haben Sie sich für den Beruf des Bürovorstehers entschieden?
Nach der Ausbildung zum Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten wollte ich über den Tellerrand hinausblicken. Ich habe schon immer Vieles hinterfragt und wollte die größeren Zusammenhänge verstehen. Mein damaliger Arbeitgeber hat mich gefördert, motiviert und zu Fortbildungen geschickt. Die Organisation rund um das Rechtliche, wie die Büroorganisation, die Buchhaltung und der Umgang mit den Auszubildenden, haben mich dann besonders interessiert.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um Office Manager werden zu können?
Grundvoraussetzung ist die Ausbildung zum Rechtsanwaltsfachangestellten oder Rechtsanwalts- und Notarfachangestellten. Außerdem sollte eine Berufserfahrung von mindestens drei bis fünf Jahren vorhanden sein. Zudem gibt es Weiterbildungen, die auf den Beruf des Office Managers vorbereiten. Hierzu gehören insbesondere die Fortbildung zum Rechtsfachwirt bzw. Notarfachwirt.
Wie sieht ein typischer Arbeitstag bei Ihnen aus?
Einen klassischen, komplett durchstrukturierten Arbeitstag gibt es nicht. Im Normalfall schaue ich morgens zunächst, was an E-Mails sowie Post eingegangen ist und welche Arbeitsaufträge daraus entstehen. Dann überlege ich, was vom Notar bearbeitet werden muss und welche Aufgaben auch von jemand anders übernommen werden können. Eine Aufgabe für mich als Office Manager ist es dann, mich mit den Kollegen zu besprechen und die Aufgaben, die nicht vom Notar bearbeitet werden müssen, zu delegieren. Dazu gehört auch, zu schauen, was von den Azubis erledigt werden kann beziehungsweise wie diese die Kollegen unterstützen können.
Im Anschluss spreche ich mit dem Notar über den Tagesablauf und über die anstehenden Termine sowie Aufgaben und überlege, was ich dem Notar abnehmen beziehungsweise für ihn vorbereiten kann.
Als Office Manager nehme ich auch die Termine mit Mandanten wahr, bei denen der Notar nicht anwesend sein muss.
Wie kann man sich die Vorbereitung eines Termins zwischen einem Mandanten und dem Notar vorstellen?
Am Beispiel des Verkaufs einer Eigentumswohnung lässt sich dies gut erklären. In diesem Fall vereinbare ich einen Besprechungstermin mit den Beteiligten und frage zunächst alle wichtigen Informationen wie zum Beispiel die Daten des Grundstücks und den Kaufpreis ab. Diese Informationen überprüfe ich dann auf ihre Korrektheit und erstelle einen Vertragsentwurf.
Was gefällt Ihnen an Ihrer Tätigkeit am besten?
Mich begeistert vor allem die Vielseitigkeit des Jobs. Ich kann meinen Tag zwar etwas strukturieren, aber es kommt immer Neues dazu. Obwohl ich diesen Beruf schon seit über 30 Jahren ausübe, lerne ich immer noch dazu. Beispielsweise gibt es ständig neue Themen und Gesetzesänderungen.
Gibt es einen besonderen Fall, an den Sie sich noch erinnern?
Ich hatte mal den Fall, dass ein Ehevertrag zwischen einem älteren Mann und einer deutlich jüngeren Frau geschlossen werden sollte. Zunächst ahnte ich Böses. Wissen beide Parteien wirklich, worauf sie sich einlassen? Doch das Gespräch entwickelte sich sehr positiv, ich denke noch heute gern an dieses Mandat zurück. Dieser Fall verdeutlichte mir auch erneut, dass man als Office Manager zwar aufmerksam für potenzielle Ungereimtheiten, aber dennoch immer sachlich, unparteiisch und frei von Vorurteilen sein sollte.
Welche Stärken und Fähigkeiten sind Ihrer Meinung nach für den Beruf des Office Managers von Vorteil?
Organisationstalent ist unbedingt erforderlich. Zudem sollte man in der Lage sein, kurzfristig auf bestimmte Ereignisse zu reagieren und sich darauf einzustellen. Grundvoraussetzungen sind außerdem ein gutes Zahlenverständnis, rhetorische Fähigkeiten sowie eine gute Rechtschreibung und Grammatik. Soziale Fähigkeiten für den Umgang mit anderen Menschen sind auch wichtig.
Haben Sie Tipps für junge Menschen, die sich für den Beruf des Office Managers interessieren?
Interessierte sollten sich gut überlegen, ob der Beruf zu ihnen passt. Wer sehr strukturiert arbeiten möchte und genaue Handlungsvorgaben braucht, sollte diesen Beruf nicht anstreben. Gefragt sind Leute, die entscheidungsfreudig sind, Interesse an Fortbildungen haben und die regelmäßig ihr Wissen erweitern wollen.
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