Die Digitalisierung im Notariat ist mittlerweile weit fortgeschritten, sodass das Notariat durchaus als Vorreiter der Digitalisierung bezeichnet werden kann. Bereits Mitte der 90er-Jahre wurden die ersten digitalen Register eingerichtet, um den Mandanten einen modernen und sicheren Service zu bieten.
Digitalisierte Vorsorgevollmachten
Ein frühes Beispiel für die Digitalisierung im Notariat war die Einführung des Zentralen Vorsorgeregisters. In diesem werden Vorsorgevollmachten sowie Betreuungs- und Patientenverfügungen erfasst. Wenn eine Person nicht mehr in der Lage ist, ihre Angelegenheiten selbst zu erledigen, dann bestellt das Betreuungsgericht für sie einen Betreuer. Das ist dann für den Betreuten oft eine ganz wildfremde Person. Wer es vorzieht, sich von einer ihm bekannten Bezugsperson seines Vertrauens betreuen zu lassen, erstellt eine Vorsorgevollmacht und bestellt Freunde oder Verwandte zum Bevollmächtigten. Häufig werden diese Vorsorgevollmachten aber dann, wenn sie gebraucht werden, nicht mehr gefunden. Ist die Vorsorgevollmacht aber im Zentralen Vorsorgeregister eingetragen, sieht das Betreuungsgericht den Eintrag und kann das Betreuungsverfahren sogleich wieder beenden, denn eine Vorsorgevollmacht geht der Einrichtung einer Betreuung immer vor.
Digitale Registrierung von Testamenten und Erbverträgen
Ein weiteres Flaggschiffprojekt der Bundesnotarkammer ist das Zentrale Testamentsregister. Darin sind alle amtlich verwahrten Testamente, Erbverträge oder sonstigen erbfolgerelevanten Urkunden registriert, wodurch diese im Todesfall sicher aufgefunden werden können. Das Besondere an diesem Register ist, dass jegliche letztwilligen Verfügungen dort zu finden sind. Damit unterscheidet sich das Zentrale Testamentsregister vom Zentralen Vorsorgeregister. Im Vorsorgeregister müssen die Vorsorgevollmachten nämlich nicht hinterlegt werden. Die Notare sind lediglich dazu verpflichtet, über diese Möglichkeit zu informieren.
Hilfreiche digitale Tools im Notaralltag
Auch in der internen Verwaltung hat sich im Notariat durch die Digitalisierung vieles verändert. Vor allem durch das 2022 eingeführte Elektronische Urkundenarchiv. Seitdem werden alle Urkunden, die Notare neu produzieren, digital aufbewahrt und das in einer geschützten sowie sicheren Umgebung.
Insgesamt hat sich der Arbeitsalltag im Notariat durch die Digitalisierung deutlich verändert. Es nimmt zunächst Zeit in Anspruch, sich in die Systeme einzuarbeiten, aber sobald man sie verstanden hat, sind die digitalen Tools hilfreich und zeitsparend.
Notare durch Digitalisierung nicht bedroht
Angst vor einem Jobverlust durch die Digitalisierung muss im Notariat jedoch niemand haben. Notare sind weiterhin die letzte Kontrollinstanz und haben eine wichtige Wächterfunktion. Auch die notarielle Urkunde kann nicht ersetzt werden. Rechtsanwalts- und Notarfachangestellte (ReNos) sind ebenfalls nicht negativ von der Digitalisierung betroffen. Im Gegenteil: Das Arbeitsfeld wird aufgewertet und Standardaufgaben können automatisiert werden. Somit bleibt mehr Zeit, wirklich inhaltlich zu arbeiten und sich intensiv mit den Interessen sowie Bedürfnissen der Mandanten auseinanderzusetzen.
Bundesnotarkammer hat eigenes Blockchain-Projekt
Auch in Zukunft wird die Digitalisierung im Notariat weiter voranschreiten. Neue Tools werden hinzukommen und bereits vorhandene werden aktualisiert werden. So wird es am Ende des Jahres voraussichtlich eine Notar-Cloud geben, in der jeder Notar einen eigenen Arbeitsraum haben wird, in dem er seine Akten und Dokumente hinterlegen kann. Zudem arbeitet die Bundesnotarkammer aktuell an einem eigenen Blockchain-Projekt, das ein Gültigkeitsregister für Vollmachten und Erbscheine sein wird. Um die Arbeit zu erleichtern, ist es langfristig zudem das Ziel, staatlichen Stellen möglichst nur noch digital zu begegnen.
Es wird spannend bleiben zu beobachten, wie die Digitalisierung im Notariat fortschreiten wird und welche weiteren Veränderungen dadurch auf das Berufsfeld zukommen werden.
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